| |
I. Wstęp
Większość decyzji zapadających w procesie
zarządzania szkołą musi być podejmowana w oparciu
o dane pochodzące z wielu źródeł. Danych tych jest
dużo, a ich przygotowanie i przetworzenie zajmuje
pracownikom szkoły wiele czasu. Przykładem może tu
być zestawienie przewidywanych liczb godzin z
poszczególnych przedmiotów, które będą prowadzone
w szkole w nowym roku szkolnym. Tego
typu dane są potrzebne do opracowania arkusza
organizacyjnego szkoły. Niekiedy należy go
przygotować w kilku wariantach, (np. w sytuacji,
gdy nie do końca jesteśmy w stanie przewidzieć
nabór do klas pierwszych). Jest to czynność żmudna
i pracochłonna, a sama w
sobie absolutnie nietwórcza.
W szkole pojawia się także
konieczność rozwiązywania bardzo czasochłonnych
problemów kombinatorycznych. Przykładem może być
układanie planu lekcji, planowanie egzaminów,
dyżurów, zastępstw, czy przygotowanie arkusza
organizacyjnego. Są to czynności mające bardzo
istotny wpływ na prawidłowe funkcjonowanie szkoły.
Jednocześnie, przy ich wykonywaniu przeważająca
część czasu jest poświęcona nie tyle czysto
merytorycznej stronie zagadnień, co ustaleniu
formalnych zgodności. Za
pomocą komputera można wyeliminować ręczne
wykonywanie wielu czasochłonnych prac, co umożliwia
skupienie całej uwagi na problemach merytorycznych.
Skutkiem takiego usprawnienia jest szybsze, a przy
tym trafniejsze rozwiązywanie wielu problemów przy
mniejszym zaangażowaniu sił. Atrakcyjność programu
komputerowego polega między innymi na tym, że w
procesie planowania różnych zagadnień może on
zaproponować wiele formalnie poprawnych rozwiązań, z
których optymalne wybiera człowiek. Komputer nie
tylko automatyzuje
wykonywanie wielu pracochłonnych czynności, ale
dokonuje za człowieka kontroli poprawności wielu
operacji, gwarantując, że po zakończeniu pracy nie
ujawnią się błędy polegające na niepoprawnych
przyporządkowaniach lub niekompletności rozwiązań.
Komputer
pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu pracownikom
administracyjnym szkoły a w szczególności księgowym
i referentom do spraw kadrowych. Najlepszym
przykładem może tu być przygotowywanie list wypłat
lub opracowywanie bilansów księgowych. Podczas wykonywania
tego typu czynności specjalistyczne oprogramowanie
pozwala skupić całą uwagę wyłącznie na poprawnym
wprowadzaniu danych, eliminując konieczność
wykonywania jakichkolwiek rachunków i podsumowań.
Niezwykle istotne jest także to,
że informacje raz wprowadzone do komputera są bardzo
łatwo i szybko dostępne w dowolnej chwili.
Wyeliminowana zostaje w ten sposób konieczność
wielokrotnego przeglądania i przepisywania wielu
dokumentów. Przykładowo, możliwe jest przygotowanie
bez żadnego dodatkowego wysiłku wyczerpującej
informacji dla rodziców, dotyczącej postępów,
osiągnięć i ewentualnych trudności ich dzieci.
Komputer drukuje świadectwa szkolne, uwalniając od
tej żmudnej czynności wychowawcę.
Na uwagę zasługuje fakt, że
gromadzenie danych w systemach informatycznych
pozwala na uzyskiwanie najróżniejszych,
przekrojowych zestawień i statystyk, nie
sporządzanych dotąd ze względu na czasochłonność ich
przygotowania tradycyjnymi metodami. Tak więc
komputer nie tylko pozwala na sprawniejsze
wykonywanie dotychczasowych
czynności, ale także tworzy nowe warunki,
poszerzające możliwości działań człowieka.
Najłatwiej zauważalnym (choć nie
najważniejszym) efektem udziału informatyki w
zarządzaniu jest możliwość wykonywania wielu prac w
czasie wielokrotnie krótszym niż tradycyjnymi
metodami. Dzięki temu, dyrektor może skupić uwagę
przede wszystkim na pracy dydaktyczno-wychowawczej.
W przypadku administracji szkolnej realne staje się
zracjonalizowanie zatrudnienia. Dotyczy to przede
wszystkim pracowników księgowości i płac, a
także pozwala łączyć obowiązki intendenta i
magazyniera, czy kadrowej i sekretarki w
sekretariacie uczniowskim. Wdrożenie systemu
komputerowego pozwala pracownikom szkoły wykonywać
prace, na które do tej pory nie mieli czasu.
Reasumując można stwierdzić, że
komputerowe wspomaganie zarządzania szkołą może
zwiększyć efektywność pracy i podnieść jakość jej
rezultatów poprzez:
- częściowe lub całkowite wyeliminowanie
konieczności wykonywania prostych, ale
czasochłonnych, powtarzalnych czynności;
- znaczne ułatwienie dostępu do potrzebnych
informacji;
- umożliwienie szybszego i lepszego
rozwiązywania różnorodnych zadań;
- łatwość szybkiego drukowania wszelkich
dokumentów;
- możliwość analizowania zagadnień, które w
tradycyjny sposób nie mogą być zdiagnozowane.
Pozwala to w końcowym rozrachunku
na poprawienie efektów kształcenia i wychowania.
II. Komputer
w zarządzaniu szkołą
Technologia informacyjna jest
niezbędnym elementem współczesnej administracji i
zarządzania. Umożliwia ona skuteczne wykorzystywanie
informacji, z którymi styka się dyrektor.
Administrowanie i kierowanie szkołą sprowadza się do
szeregu powtarzalnych, a więc wartych
informatycznego opracowania procedur. Są one jednak
na tyle specyficzne , że wymagają specjalizowanego
oprogramowania, przygotowanego na potrzeby szkoły.
Programy te, adresowane do wąskiego kręgu odbiorców
są bogatsze od uniwersalnych o wiele użytecznych
funkcji i możliwości szczegółowych uwzględniających
specyfikę zagadnień szkolnych. Programy
muszą tworzyć spójny system, łatwo wymieniać między
sobą dane i być maksymalnie zintegrowane (również z
systemami wyższych stopni administracji szkolnej).
Współpraca między programami systemu
przetwarzającymi dane polega na tym, że informacja
wprowadzona
w jednej z części składowych systemu informatycznego
może być wykorzystywana przez inne jego moduły np.
dane o uczniach wprowadzone do sekretariatu
uczniowskiego mogą być wykorzystywane przez
bibliotekę szkolną a dane o nauczycielach, lista
nazwisk - wprowadzone
do systemu kadrowego mogą być przetwarzane w
systemie płacowym oraz w czasie ustalania arkusza
organizacyjnego szkoły. Te dane zaś są wykorzystane
przez program do układania planu lekcji. Pozwala to
na dużą oszczędność czasu i daje gwarancję, że w
różnych sytuacjach, używając tych samych danych, nie
popełnimy błędów pojawiających się często przy
przepisywaniu. Niemożliwa jest np. sytuacja, że
wskutek pomyłki księgowej ktoś otrzyma wypłatę
niezgodną z umową o pracę. Wynika to stąd, że
zarówno umowa
jak i lista płac są przygotowywane w oparciu o te
same dane, zapisane w systemie kadrowym. Z uwagi na
dużą częstotliwość zmian w prawie (również
oświatowym) system komputerowy zastosowany w
zarządzaniu musi być systemem otwartym, tzn. dawać
możliwość dostosowania
przez użytkownika do zmieniających się warunków
zewnętrznych (na przykład przepisów prawnych) oraz
upodobań i aktualnych potrzeb.
W dużych szkołach jest potrzeba
korzystania z danych zgromadzonych w jednym miejscu
za pomocą komputerów połączonych w sieć.
Dobry system zarządzania powinien
być kompletny, tzn. ułatwiający rozwiązywanie
wszystkich najważniejszych problemów szkoły. Celowe
jest wydzielenie dwóch podsystemów: planowania i
wspomagania prac administracyjnych oraz nadzorowania
procesu wych owawczo-dydaktycznego.
III. Nadzorowanie procesu
wychowawczo-dydaktycznego
Najpowszechniejsze zastosowanie
ma komputer do ewidencji podstawowych danych o
uczniach. Dzięki temu możliwe staje się bardzo
szybkie i łatwe sporządzanie różnego rodzaju
zestawień dotyczących dowolnie wyselekcjonowanych
grup uczniów. Przykładowo może to być np. lista
uczniów jednej klasy z adresami (na wycieczkę
szkolną). Innym przykładem może być lista uczniów
pochodzących z rodzin niepełnych, powtarzających
klasę itd. Możliwe jest drukowanie
zaświadczeń o pobieraniu nauki w danej szkole czy
wysokości stypendium. Program komputerowy może
obsłużyć egzaminy i sprawdziany kompetencji uczniów.
Jeżeli komputer jest stosowany nie tylko do
pamiętania podstawowych danych osobowych o uczniach, lecz
gdy staje się narzędziem do rejestracji i analizy np.
następujących informacji:
- tradycyjnych ocen w postaci stopni;
- ocen opisowych określających szczegółowo
osiągnięcia i zdolności ucznia oraz jego braki
frekwencji;
uwag o zachowaniu i postawach uczniów;
staje się narzędziem bezpośrednio
związanym z dydaktyką i wychowaniem.
System komputerowy może pełnić
rolę rozszerzonego elektronicznego arkusza ocen lub
dziennika lekcyjnego. Jeżeli wszystkie informacje są
wprowadzane na bieżąco przez nauczycieli, rodzic
może otrzymać komplet interesujących go informacji o
własnym dziecku. Wprowadzenie do komputera ocen
semestralnych i danych o frekwencji uczniów daje
dyrekcji szkoły możliwość bardzo ciekawej ich
analizy. Oprócz rzeczy oczywistych (choć me todami
tradycyjnymi trudnych w wykonaniu), takich jak
szybkie wyszukiwanie uczniów zagrożonych
nieotrzymaniem promocji lub uczniów z dużą liczbą
nieobecności, są możliwe różnorakie analizy
porównawcze. Można na przykład porównywać średnie i
rozkłady ocen stawianych
w różnych klasach przez poszczególnych nauczycieli.
Może to być interesujący materiał dla dyrektora
zainteresowanego szybkim wychwytywaniem
nieprawidłowości.
Dzięki komputerowi,
wykwalifikowani pracownicy nie muszą tracić
dziesiątków roboczogodzin na czynności wymagające
jedynie czytelnego charakteru pisma i umiejętności
wypełniania rubryk. Komputer stwarza możliwości,
których dotąd nie można było zrealizować za pomocą
tradycyjnych metod pracy - raz wprowadzone dane mogą
być wykorzystywane na wiel e
sposobów i do różnych celów. W wyniku przetwarzania
danych za pomocą komputera i nowatorskiego ich
zestawiania otrzymujemy coś znacznie cenniejszego -
możliwość wyciągania wniosków na podstawie zupełnie
nowych, nie analizowanych dotąd aspektów zagadnień,
które -
zdawało się- nie mają przed nami tajemnic.
Wprawdzie obowiązujące przepisy
dotyczące dokumentowania przebiegu nauczania nie w
pełni jeszcze uwzględniają i dopuszczają do
stosowania w praktyce szkolnej możliwości
komputerowej obróbki danych, ale zreformowana
rzeczywistość szkolna wymusi w niedalekiej
przyszłości takie rozwiązanie.
IV. Planowanie i usprawnianie pracy administracyjnej
1. Arkusz organizacyjny
Głównym elementem systemu
planowania i wspomagania prac administracyjnych jest
program ułatwiający przygotowanie arkusza
organizacyjnego szkoły, który jest punktem wyjścia
do organizacji pracy szkoły w ciągu roku szkolnego.
Arkusz organizacyjny jest podstawą planowania
finansów szkoły (w części dotyczącej płac
pracowników), stanowi bazę do przygotow ania
planu lekcji oraz w związku z tym, że zawiera
najważniejsze informacje o szkole z punktu widzenia
organu nadzorującego szkołę - jest podstawą
zatwierdzenia budżetu szkoły. Przygotowanie arkusza
organizacyjnego komputerowo jest o wiele prostsze i
szybsze
niż metodą tradycyjną. Wprowadzone tutaj dane są
wykorzystywane w do wielu innych celów, jak:
komputerowo wspomagane układanie planu lekcji,
planowanie budżetu, sporządzanie różnorodnych
statystyk, przekazywanie danych organowi
nadzorującemu. Jedną z możliwości jaką daje program
komputerowy, jest automatyczne dokonywanie
wszelkiego rodzaju podsumowań. Przy ustalaniu siatki
godzin dla klas (po wprowadzeniu listy przedmiotów
prowadzonych w danej klasie i liczby godzin dla
każdego z nich) komputer w każdej
chwili
wyświetla całkowitą liczbę zajęć w klasie (tzn.
zajęć, za które należy zapłacić nauczycielom) oraz
liczbę godzin, jakie będzie odbywał w tygodniu każdy
z uczniów. Pozwala to na wygodne operowanie liczbami
godzin z poszczególnych przedmiotów, tak aby
nie
przekroczyć określonej przepisami, maksymalnej
liczby godzin dla ucznia. Po ustaleniu siatek godzin
program udostępnia natychmiast sumaryczne
zestawienie liczby godzin z przedmiotów z rozbiciem
na poszczególne klasy. Każda zmiana jest
automatycznie uwzględniana.
Pozwala to skoncentrować się na meritum sprawy.
Możliwe jest wielowariantowe rozpatrywanie
zagadnienia (z olbrzymią oszczędnością czasu). Bez
trudności następuje przypisywanie konkretnym
nauczycielom zajęć w poszczególnych klasach z
bieżącą kontrolą
pozostałego zasobu godzin. Komputer chroni nas przed
popełnieniem błędów formalnych udostępniając
informacje o skutkach naszych pociągnięć.
Po dokonaniu przydziałów możemy
mieć bezpośredni wgląd do następujących danych:
- szczegółowe zestawienie dotyczące całkowitej
liczby lekcji, z podziałem na godziny odbywane w
ramach pensum i nadgodziny, oraz ich rozkładu
pomiędzy poszczególnych nauczycieli;
- szczegółowe zestawienie osób pracujących w
niepełnym wymiarze godzin wraz z ilościami
przydzielonych im
godzin;
dokładne oszacowanie koniecznych środków
finansowych przeznaczonych na wynagrodzenia
nauczycieli (po pobraniu stawek płacowych z modułu
kadrowego).
Wszystkie dane można wydrukować w
dowolnych zestawieniach. Dane zebrane w arkuszu
organizacyjnym są używane bezpośrednio lub pośrednio
przez programy służące do układania planu lekcji,
planu dyżurów nauczycieli oraz prowadzenia księgi
zastępstw. Dlatego wysiłek włożony w sporządzenie
komputerowego arkusza organizacyjnego jest
nadzwyczaj opłacalny. Je dnakowy,
a zarazem dokładny, wzbogacony o dane kadrowe, opis
organizacji szkoły umożliwia bardzo dokładne
symulowanie funduszu wynagrodzeń nauczycieli w
powiązaniu z przydzielonymi im obowiązkami. W ten
sposób sprawozdawczość oparta o arkusz organizacyjny
może
dostarczać bardzo precyzyjnych informacji o budżecie
szkoły, w którym wynagrodzenia przekraczają 85 %
całkowitych kosztów.
Prawdziwa reforma oświaty nastąpi
wówczas, gdy oprócz zmian programowych dokona się
zmian w sposobie jej finansowania. Nastąpi to po
przebudowaniu systemu informacyjnego
(sprawozdawczości) na nowoczesny, oparty na
narzędziach komputerowych. O szkole dobrze
zarządzanej, o kondycji której informacja jest pełna
i wiarygodna można mówić jedynie wtedy, gdy
posługuje się ona elektroniczn ymi
narzędziami pomiaru swych parametrów.
2. Plan lekcji
Optymalne ułożenie planu,
uwzględniające wszystkie uwarunkowania istniejące w
konkretnej szkole, ma bardzo duży wpływ na jej
prawidłowe działanie. Komputer eliminując papier,
ołówek, gumkę, etykietki, kołki itp. uwalnia
człowieka od niezwykle uciążliwej biurokracji.
Jednoczesna rejestracja stanów wszystkich zasobów
może zagwarantować formalną niesprzeczność
przydziałów, eliminując ich powielanie oraz
ewentualne braki. Komputer daje możliwość bieżącego
uk azywania
wszystkich zasobów w dowolnych układach i
przekrojach, co zwiększa wiedzę o zadaniu i podnosi
skuteczność naszej pracy. Łatwe jest rejestrowanie
wszystkich kroków procesu tworzenia planu, przez co
staje się możliwe cofanie wykonanych operacji i tworzenie
wielu wariantów każdej z faz układania planu. Ważne
jest, że można zautomatyzować wiele czynności, a
przede wszystkim:
- rozmieszczanie na planie większości lekcji, po
wcześniejszym ustaleniu warunków wstępnych;
- wyszukiwanie i przedstawianie użytkownikowi
propozycji zmian w planie, pozwalających na
rozwiązywanie konkretnego problemu;
na przykład można w ten sposób
wykryć przydzielenie nauczycielowi lekcji w czasie,
gdy klasa ma lekcje z innym nauczycielem.
Mocną stroną pracy z komputerem
nad planem lekcji jest możliwość drukowania
zestawień w różnych układach. Poczynając od
tygodniowego rozkładu lekcji całej szkoły, poprzez
tygodniowy rozkład zajęć wszystkich nauczycieli,
tygodniowe rozkłady lekcji poszczególnych oddziałów
i poszczególnych nauczy cieli,
a kończąc na rozkładach użytkowania sal.
Zagwarantowana jest tu duża czytelność i brak
pomyłek.
Dużo prostsze jest dostosowanie
planu do nowych ograniczeń jakie zaistniały po jego
ułożeniu bez burzenia dotychczasowej konstrukcji
(stabilność pewnych terminów dla uczniów i
nauczycieli). Możliwość taką daje mechanizm
poszukiwania żądanych zmian w planie.
Korzystanie z komputera do
układania planu lekcji w początkowej fazie wymaga
zapoznania się z nowymi możliwościami i opanowania
umiejętności ich wykorzystania. Daje to jednak w
efekcie zupełnie inny standard pracy i szersze
możliwości świadomej ingerencji w zmiany.
3. Planowanie zastępstw
Prowadzenie księgi zastępstw jest
nudną nietwórczą czynnością, wymagającą skupienia
uwagi ze względu na finansowe konsekwencje
ewentualnych pomyłek. Jeśli do tego celu
wykorzystany zostanie komputer wiele żmudnych zadań
można mu powierzyć np. zestawienia dla płac za
dowolny okres są generowane automatycznie.
Jeśli do programu zostaną
wprowadzone dodatkowe informacje uzupełniające np.
powód zastępstwa to jest możliwe uzyskanie różnego
rodzaju analiz pomocnych w usprawnianiu pracy
szkoły. Na przykład, za dowolnie wybrany okres
komputer może sporządzić:
- zestawienie liczby godzin nieobecności
nauczycieli z zaznaczeniem przyczyny tych
nieobecności;
- zestawienia liczby zastępstw i nie odbytych
lekcji w poszczególnych klasach;
- analizę efektywności przeprowadzonych
zastępstw:
- ile razy w ramach zastępstw odbyły się lekcje
przedmiotu zgodnego z planem lekcji,
ile razy
z powodu
nieobecności nauczyciela klasa została zwolniona
do domu,
ile razy odbyła się lekcja innego przedmiotu z
nauczycielem uczącym w danej klasie,
ile było zastępstw przypadkowych.
W systemie zintegrowanym
zarządzania, moduł księgi zastępstw korzysta z planu
lekcji. Możliwe jest wtedy korzystanie z
proponowanych przez komputer osób zastępujących z
zastosowaniem hierarchii pierwszeństwa. Oznacza to,
że komputer proponuje najpierw na zastępstwo np.
specjalistę z danego przedmiotu, potem uc zącego
w tej klasie itd. Wybranie osoby powoduje
automatyczny jej wpis do księgi na zastępstwo.
4. Planowanie budżetu szkoły
W sytuacji, gdy dyrektor odgrywa
coraz większą rolę w procesie planowania budżetu
szkoły, nieocenionym narzędziem jest komputer. Z
jednej strony dostarcza on szybko informacji o
wydatkach i wpływach szkoły za miniony rok (program
obsługi księgowości). Z drugiej - pozwala
zorientować się w finansowych potrzebach szkoły na
rok nadchodzący (np. planowanie arkusza
organizacyjnego, ocena stan u
inwentarza szkoły).
Dane z arkusza organizacyjnego
pozwalają precyzyjnie zaplanować najistotniejszą z
punktu widzenia wielkości kosztów grupę wydatków -
płace. Pozostałe paragrafy klasyfikacji budżetowej
można prognozować na podstawie danych archiwalnych,
korzystając z różnego rodzaju ekstrapolacji (w
wyniku kolejnych przybliżeń).
Dużą zaletą programu
komputerowego jest możliwość śledzenia bieżącej
realizacji budżetu, w dowolnie zdefiniowanych przez
użytkownika konfiguracjach (np. koszty ogrzewania,
koszty doraźnych zastępstw, koszty utrzymania
czystości itp.). Z wyprzedzeniem można więc
przewidzieć konieczność przesunięć pomiędzy
paragrafami.
5. Prawo w komputerze
Ogromna przewaga systemu
informatycznego nad regałem pełnym książek
prawniczych i segregatorów polega na szybkim i
łatwym aktualizowaniu i uzupełnianiu bazy danych o
przepisach prawnych. Z tej przyczyny komputer może
spełniać funkcje idealnego informatora prawnego po
wyposażeniu go w program udostępniający teksty aktów
prawnych, związane z nimi orz ecznictwo
i komentarze praktyczne. W programach tych
wykorzystuje się zazwyczaj metodę hipertekstu.
Technika ta pozwala na szybkie przechodzenie między
odwołującymi się do siebie aktami prawnymi oraz na
łatwe, automatyczne odnajdywanie właściwych treści
po
podaniu
interesującego tematu.
Programy takie z zasady
wyposażone są w ujednolicone treści aktów prawnych,
są aktualizowane kilka razy w ciągu roku, posiadają
liczne wzory dokumentów, zarówno oficjalnych jak i
autorskich. Wersje programów dla oświaty obejmują
nie tylko zakres prawa ograniczony pojęciem "prawo
oświatowe", lecz również inne dziedziny prawa mające
zastosowanie w pracy placówek oświatowych, takie jak
np. prawo administracyjne. Zawierają z reguły dużą
liczbę orzeczeń sądowych, co biorąc pod uwa gę
rosnącą rolę orzecznictwa w polskim prawie, jest
rzeczą niezwykle cenną.
6. System kadrowy i płacowy
Sprawy kadrowe i płacowe są ze
sobą ściśle powiązane. Komputeryzacja pozwala na
bardzo szybki dostęp do potrzebnych informacji. Mogą
to być nie tylko dane osobowe, ale także różnego
typu informacje zbiorcze i porównawcze. W ciągu
kilku minut można otrzymać zestawienia dowolnych
danych w postaci czytelnego, drukowanego dokumentu.
Może to być:
- PIT z zestawieniem dochodów pracownika za cały
r
ok;
lista adresów i telefonów zatrudnionych osób;
lista osób, którym należy wypłacić nagrody
jubileuszowe;
lista osób do przeszeregowania w danym
miesiącu. itd.
Dobry system kadrowy pozwala na
zupełną dowolność definiowania wzorów drukowanych
dokumentów oraz określenia warunków wyboru osób,
których dokumenty te mają dotyczyć. Raz zdefiniowany
wzorzec może być wykorzystywany wielokrotnie.
Pozwala to między innymi o wiele szybciej
przygotować umowę o pracę, świadectwo pracy, czy
zaświadczenie o zatr udnieniu.
Niektóre dane z kadr są podstawą do przygotowania
list wynagrodzeń. Komputer natychmiast ma je do
dyspozycji - unika się w ten sposób możliwości
pomyłki. Oczywiście wyeliminowane jest w ten sposób
ręczne wykonywanie obliczeń, a dane do np. trzynastki
otrzymujemy niejako automatycznie. Zbędne jest
prowadzenie kart wynagrodzeń. Możliwe jest
przesyłanie
drogą elektroniczną poprzez internet
dokumentów
płacowych dla ZUS (Program Płatnika). Daje to
kolosalne skrócenie czasu i uproszczenie
przygotowania i przekazania stosownych dokumentów.
7. Komputer w księgowości
Komputer jest tu wykorzystywany
do rejestracji dokumentów i automatycznego ich
księgowania.
Poza nieomylnością, stałą
dyspozycyjnością i nieograniczoną cierpliwością
komputer ma jeszcze jedną zaletę. Jest nią szybkość.
W księgowości pozwala ona na oderwanie się od
wymaganego papierowego minimum i zwielokrotnienie
kreatywności i inwencji, poprzez umożliwienie
natychmiastowej weryfikacji hipotez za pośred nictwem
dynamicznie definiowanych zestawień i roboczych
sprawozdań. Jest to niesłychanie ważne dla
dyrektora, który ze względu na poziom płac w
administracji szkolnej może miewać obawy co do pełni
kompetencji zawodowych zatrudnionego pracownika
księgowości.
Przy systematycznym wprowadzaniu
danych przez księgowego, dyrektor może mieć w każdej
chwili wgląd w aktualny stan finansów szkoły.
Dzięki współpracy z programem
płacowym i programem obsługi stołówki łatwiejsze
staje się bezpośrednie księgowanie list płac i
rachunków magazynu żywnościowego oraz sprawniejsza
jest ich kontrola. Reasumując: program księgowy
zmienia punkt ciężkości pracy księgowości z funkcji
rejestracyjnych na analityczne.
8. Ewidencja inwentarza szkoły
Dyrektor odpowiada za mienie
szkoły. Elektroniczna księga inwentarzowa z
czytnikiem kodów paskowych eliminuje uciążliwości
tradycyjnej metody inwentaryzacji. Wpływa na
optymalizację gospodarowania mieniem szkolnym,
pozwalając na:
- szybką lokalizację określonego sprzętu;
- tworzenie zestawień dotyczących ilości
określonego rodzaju sprzętu w całej szkole;
- szacowanie wartości majątku ruchomego szkoły;
- przekazanie materialnej odpowiedzialności
podległym pracownikom;
drukowanie arkuszy spisowych;
zmianę formalnego
przypisania przedmiotu konkretnej osobie;
kilkakrotne skrócenie czasu trwania
inwentaryzacji (czytnik kodów paskowych).
9.
Magazyn żywnościowy i obsługa stołówki
Komputer, mając wbudowane w
programie normy dietetyczne optymalizuje jadłospisy
skracając czas ich przygotowania oraz eliminując
ewentualne błędy. Jeżeli wprowadzone zostaną do
programu aktualne ceny można najkorzystniej zgrać
relacje zachodzące między np. kalorycznością potraw,
ich ceną i urozmaiceniem. Pozwala to również na
udzielenie natychmiastowej odpo wiedzi
na kilka prosto brzmiących pytań:
- jaka jest wartość produktów w magazynie;
- ile danego produktu znajduje się w magazynie;
- jakie ilości poszczególnych produktów
przepłynęły przez magazyn w zadanym okresie i jaka
była ich wartość.
Dzięki temu dyrektor może mieć
stały i natychmiastowy wgląd w pracę stołówki.
V. Zalety stosowania komputerów
Odpowiednio zaprojektowany system
informatyczny może przynieść wiele korzyści:
zautomatyzowanie rutynowych czynności
związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem
informacji o uczniach i pracownikach szkoły,
prowadzeniem prac administracyjnych;
dostarczanie dyrektorowi kompletnych i
wiarygodnych informacji pozwalających na świadome
decydowanie, co w ostatecznym rozrachunku stanowi
o jakości świadczonych usług
edukacyjnych;
podniesienie szeroko rozumianego standardu
pracy szkoły.
Automatyzacja jako efekt komputeryzacji
prowadzi do tego, że komputer może:
prowadzić elektroniczną dokumentację szkolną
drukując zestawienia, sprawozdania, zaświadczenia,
gromadzić informacje o pracownikach w
zestawieniach kadrowych, naliczając płace,
prowadząc odpowiednie kartoteki,
zbierać informacje o stanie majątku szkoły
(księgi inwentarzowe),
gromadzić i przetwarzać informacje
finansowo-księgowe szkoły i wiele innych.
Kolejną korzyścią płynącą z zastosowania
komputera jest porządek:
każdą informację wystarczy wpisać raz (dane
dziecka raz wprowadzone i sprawdzone będą
wyłącznie powielane: np. modyfikacja adresu
zamieszkania nastąpi we wszystkich zestawieniach),
dane wprowadza jedna osoba, a pozostałe
korzystają z efektów jej pracy.
Oszczędność czasu:
eliminacja wielokrotnego przepisywania danych
- w angażach, przeszeregowaniach, zestawieniach,
listach płac, kartotekach, przelewach, dokumentach
związanych z przejmowaniem i zdawaniem sprzętu,
kartach bibliotecznych.
Dzięki programom komputerowym zaczynamy
wiedzieć więcej:
analizy sposobów organizowania zastępstw
(analiza wpływu nieobecności nauczycieli na wyniki
uczniów),
statystyki semestralne ocen wystawianych przez
nauczycieli,
szybkie i szczegółowe informacje o stanie
majątku szkolnego,
koszty realizacji poszczególnych zadań
edukacyjnych.
Łatwy dostęp do tych informacji
pozwala dyrektorowi na bieżąco podejmować decyzje
wpływające na optymalne wykorzystywanie zasobów
szkoły i przeciwdziałać rodzącym się zagrożeniom.
Brak tych informacji powoduje, że
działamy po omacku - intuicyjnie, narażając się na
błędy, których można by uniknąć.
- Dzięki zastosowaniu komputerów szkoła może
stać się:
lepsza, to znaczy lepiej zorganizowana, nie
tyle od strony szkolnej biurokracji, ile przede
wszystkim od strony wykorzystania wszystkich
swoich zasobów (ludzkich i materialnych);
lepsza, bo dzięki automatyzacji codziennych
czynności pracownicy będą mogli bardziej
skoncentrować się na najważniejszym - na uczniu;
lepsza, bo dzięki komputeryzacji ewidencji
finansowo-księgowej może przynieść dokładniejszą
informację o kosztach i miejscach ich powstawania.
Nie doprowadzi to z pewnością do zmniejszenia
kosztów, ale może zracjonalizować wydatki.
Szkoła nie stanie się
automatycznie lepsza. Właściwe i pełniejsze
wykorzystanie tego, co niesie ze sobą komputer jest
możliwe wtedy, gdy pracownicy otrzymają nowe
przydziały obowiązków i zakresy uprawnień
dostosowane do nowych możliwości. To nowoczesne
narzędzie (nowa infrastruktura techniczna) sprawdzi
się w szkole otwartej na zmiany.
VI. Trudności i uciążliwości związane ze stosowaniem
komputerów
Jak każde nowe narzędzie komputer
wymaga rozpoznania jego możliwości przez osobę na
nim pracującą. Szczególnie etap wdrożeniowy niesie
ze sobą wiele problemów i pułapek. Po to np., aby
dokładniej, szybciej i w różnych zestawieniach
danych uzyskiwać informacje o uczniu, potrzeba
wielogodzinnej pracy nad utworzeniem b azy
danych (napełnieniem jej danymi o uczniach).
Podobnie jest zresztą i w innych wypadkach, np. przy
katalogowaniu księgozbioru bibliotecznego. Trud tej
dodatkowej, niezbędnej pracy będzie spożytkowany
należycie, jeśli pracownicy zostaną wyposażeni w
pełną wiedzę o możliwościach wykorzystania funkcji
oprogramowania. Dlatego dyrektor jak i jego
pracownicy muszą ciągle doskonalić znajomość obsługi
komputera i jego oprogramowania. Tu wymagania co do
kwalifikacji zawodowych muszą być wyższe niż w
tradycyjnym sposobie
zarządzania szkołą.
Innym, ważkim problemem o którym
nie sposób nie wspomnieć są koszty komputeryzacji.
Wprawdzie po okresie wdrożeniowym zwracają się one z
nawiązką, ale w sytuacji finansowej w jakiej
znajduje się polska oświata, są zagadnieniem ważkim,
które musi być brane pod uwagę przy ustalaniu
priorytetów. Oprócz wysokich kosztów sprzętowych
znaczące są również koszty oprogramowania. Aby
system był spójny i dawał odczuwalne efekty w każdej
dziedzinie zarządzania, należy wyposażyć szkołę w
zest aw
współpracujących ze sobą modułów obsługujących
wszystkie agendy jej działalności. Oczywiście jest
to proces długofalowy i wieloletni. Wdrażając
poszczególne, nawet najdrobniejsze elementy systemu,
można zaobserwować zmianę jakości wykonywanej pracy
i podwyższenie
jej standardu. Podczas informatyzacji zarządzania
nie zawsze warto kierować się znajomością jakiegoś
pojedynczego programu przez pracownika. Od początku
należy brać pod uwagę cały system, aby w
przyszłości, a najlepiej już od początku był zintegrowany.
Wiąże się to z przemyślaną koncepcją użytkowania
programów, które mogą ze sobą współpracować. Jeśli
pozwolimy każdemu z pracowników wybrać sobie
samodzielnie program, który jest im znany lub im się
najbardziej podoba, możemy stworzyć sytuację niekompatybilności,
czyli braku możliwości korzystania z danych jednego
programu przez drugi program. Biorąc pod uwagę te
uwarunkowania należałoby zwrócić uwagę na system
oprogramowania dla szkół
VULCAN
PLAN, który jako jedyny na polskim rynku zapewnia
kompleksową
obsługę zarządzania szkołą.
Następnym problemem o którym nie
można zapominać jest fachowa obsługa techniczna
sprzętu. Na pewno w początkowym okresie mogą to być
entuzjaści; z czasem w miarę jak rośnie ilość
sprzętu i problemów, należy zatrudnić kompetentnego
konserwatora sprzętu lub zlecić obsługę
specjalistycznej firmie komputerowej.
Następną ważną sprawą przy takiej
organizacji pracy są wszelkie zmiany kadrowe.
Związane jest to z wprowadzaniem od nowa pracownika
w specyfikę pracy na stanowisku, do tego z
rozszerzeniem jego umiejętności o obsługę programów.
Przy obecnym statusie płacowym administracji
szkolnej trudno o kompetentną osobę.
Podobnie jak wszelkie działania
dyrektora, tak, i te dotyczące informatyzacji szkoły
muszą być przemyślane, konsekwentne i
dalekowzroczne, gdyż wiążą się z niemałymi kosztami.
Na koniec, warto wspomnieć o
najtrudniejszym z czynników stwarzającym trudności w
stosowaniu coraz bardziej popularnego narzędzia
jakim jest komputer. O czynniku ludzkim. Z każdym
rokiem, wraz z coraz powszechniejszym stosowaniem
komputera na co dzień opór ludzkiej materii maleje,
lecz wciąż jest ważnym elementem którym należy
zawsze brać pod uwagę. Jeśli dyrektor zdoła
przekonać pracownika do korzyści, jakie ze sobą
niesie zmiana dotychczasowego sp osobu
pracy, to w pewnym przedziale czasowym uda mu się
zorganizować nowoczesny warsztat pracy zarówno dla
siebie jak i podległych osób.
VII. Podsumowanie
Na podstawie badań
przeprowadzonych w listopadzie 1997 roku przez
Agencję Badań Marketingowych i Społecznych ARC 1/4
szkół nie ma komputerów w ogóle. Skomputeryzowane
stanowiska pracy w szkołach wciąż należą do
rzadkości. Prawie połowa szkół nie posiada ani
jednego komputera do celów pozadydaktycznych.
Dyrektorzy w większości obywają się bez
informatycznych ud ogodnień.
Bliższa jest im zapewne funkcja pedagoga-wychowawcy
dzieci i młodzieży, w mniejszym stopniu czują się
kierownikami zakładów pracy, najsłabiej zaś
utożsamiają się z rolą menedżera.
Zaledwie co trzeci dyrektor w
pracy używa na co dzień komputera. Zdecydowanie
wyróżniającą ich cechą jest wiek - im młodszy
dyrektor tym częściej korzysta z komputera. Pewne
znaczenie ma też płeć - panie dyrektor statystycznie
rzadziej można spotkać przed monitorem (choć w
szkołach podstawowych jest ich 64,3%).
Spośród użytkujących komputery
dyrektorów, 76,9% stosuje je do bieżących prac
związanych z administrowaniem i zarządzaniem szkołą
oraz:
do przygotowywania pism, jako maszyny do
pisania (25,4%),
do samokształcenia, gromadzenia i analizy
danych oraz innych prac -
25,3%,
do sprawdzania przepisów (prawo oświatowe,
Karta Nauczyciela itp.) -16,2%,
do sporządzania statystyk i sprawozdań -
16,1%,
do prac związanych z księgowością i finansami
- 14,6%,
do prowadzenia zajęć dydaktycznych - 9,3%.
Natomiast 2,3% dyrektorów, mimo
iż dysponuje w szkole komputerem, nie używa go w
bieżącej pracy.
Jak wynika z tych wyrywkowych
danych komputer nie jest jeszcze zbyt powszechnym
narzędziem stosowanym w pracy dyrektora szkoły.
Pomimo, że dzięki komputerom zarządzanie szkołą i
finansami stało się dużo łatwiejsze, w dalszym ciągu
trudną do pokonania barierą jest kwestia wydatków na
ich zakup - ciągle są one zbyt drogie dla szkoły,
tak jak i ich specjalistyczne oprogramowanie.
W trakcie 7 lat pracy na
stanowisk u
dyrektora udało mi się zorganizować w szkole od zera
w pełni profesjonalny informacyjny system
wspomagania edukacji i zarządzania szkołą. Od 1995
r. szkolna sieć komputerowa oparta na systemie
NOVELL NetWare 3.12, w którym pracuje 33 komputery
jest włączona
do światowej pajęczyny internetu. W zarządzaniu
stosowane jest całe dostępne na rynku oprogramowanie
wspierające pracę administracyjną. Opis
informacyjnego systemu wspierania zarządzania i
edukacji opisany jest w internecie pod adresem -
http://www.21sp.lublin.pl/komputer.htm .
Budowa struktur informatycznych
przypadła na lata szczególnie chude i ciężkie dla
oświaty.
Dzięki współpracy z
rodzicami, sponsorami i z życzliwymi przyjaciółmi
szkoły dotychczasowe
koszty
budowy struktur informatycznych
są rewelacyjnie niskie.
Wśród posiadanego sprzętu znajduje się: 6 komputerów
zakupionych bez cła i vat-u (sprowadzonych
bezpośrednio z Anglii) oraz 10 zestawów
komputerowych otrzymanych przez szkołę w darze z
Uniwesytetu w USA. Szkoła otrzymała również w darze
komputery od: Polskiej Telewizji Kablowej, Oddziału
PKO BP, CERARM-u. 5 komputerów dla administracji
zakupiono ze środków budżetowych uzyskanych od
organu prowadzącego. Pozostałe komputery zostały
zakupione z darowizn rodziców i środków własnych
wypracowanych przez szkołę.
Będąc pionierem w dziedzinie
komputeryzacji szkoły, szkoła nawiązała bliską
współpracę z producentem oprogramowania i jako "beta
tester" korzysta z najnowszych wersji oprogramowania
po kosztach dystrybucji nośnika. Zaangażowanie i
wytrwałość oraz konsekwencja w działaniu
odpowiedzialnych pracowników zdecydowanie wyznaczają
nowe standardy w pracy szkoły. Ważne jest również
to, że wszystkie inwestycje finansowe dotychczas
podjęte b yły
na tyle trafne, że sprzęt użytkowany na określonych
stanowiskach wciąż jest odpowiedni, nie jest dla
nich przestarzały.
Ponieważ jednak również w tym
czasie podejmowano szereg innych, ważkich działań
dla poprawy substancji szkoły - remonty budynku i
instalacji, zakup mebli, pomocy naukowych,
aparatury, książek itd. - zadania związane z
wdrożeniem systemu informatycznego w szkole są bez
przeszkód kontynuowane.
Okazuje się, że przy dużym
zaangażowaniu, samozaparciu, konsekwencji i uporze w
dążeniu do celu można nawet w zdawałoby się
tragicznej sytuacji finansowej zrealizować nawet
bardzo śmiałe przedsięwzięcia. Jednak największe
problemy są problemami natury ludzkiej. Komputer
jest tylko urządzeniem. To aktywność człowieka jest
w stanie wyzwolić tkwiący w
nim
potencjał. Dlatego o ostatecznych efektach
komputeryzacji zawsze decydują ludzie. Nawet
najlepiej wyposażona w sprzęt informatyczny szkoła
nie polepszy swej jakości pracy, jeśli pracujący tam
ludzie nie wykażą dążenia do doskonalenia swego
warsztatu pracy
i nie będą odpowiednio przygotowani do zastosowania
nowych narzędzi i idących z nimi nowych możliwości.
Najważniejsza jest inspiracja otoczenia do działań
proinformatycznych i czynne wspieranie pozytywnej
motywacji innych w tym kierunku.
Efektywnemu wd rożeniu
środków informatyki w szkole sprzyjają następujące
okoliczności:
- Dysponowanie przez szkołę kadrą, która chce
się uczyć.
- Dobra atmosfera pracy w szkole (dostęp do
komputera przez wszystkich chętnych).
- Odwaga w podejmowaniu decyzji i nie zrażanie
się
pierwszymi
niepowodzeniami.
Umiarkowane zaufanie do nowinek i rozsądne do
nich podejście, gdyż miarą wartości programów lub
udogodnień obsługi komputera jest uzyskanie
praktycznych korzyści z jej stosowania.
Dyrektor nie musi zdobywać
zaawansowanej wiedzy informatycznej. Potrzebne są mu
jednak podstawowe wiadomości o sposobach efektywnej
pracy w zinformatyzowanych jednostkach.
Doświadczenia zebrane podczas samodzielnej pracy z
komputerem procentują na wszystkich polach
działalności dyrektora i szkoły.
|
|