Referat wygłoszony na XVIII Ogólnopolskiej Konferencji 
Informatyka w Szkole 
w Toruniu
19.IX.2002 r.

1. Wstęp
   
   Szkoła Podstawowa nr 21 w Lublinie świadczy usługi edukacyjne dla 753 dzieci w 29 oddziałach. Obsada pedagogiczna wynosi 55 nauczycieli. Zinformatyzowano w pełni zarządzanie szkołą oraz bibliotekę. W szkole funkcjonuje informacyjny system wspierania zarządzania i edukacji oparty na sieci Novell. Wydzielony został oddzielny serwer dla prac administracyjnych, co znacznie poprawiło bezpieczeństwo i komfort pracy.

   W szkole zostały wdrożone także systemy, w których rozliczenia z ZUS i Bankiem obsługującym szkołę, dokonywane są drogą elektroniczną. Znacznie to ułatwiło i uprościło skomplikowane i pracochłonne rozliczenia szkoły i praktycznie wyeliminowało obrót gotówkowy.
    

2. Komputery w zarządzaniu.

   Wydzielone zostały dwa podsystemy: nadzorowania procesu wychowawczo-dydaktycznego oraz planowania i wspomagania prac administracyjnych.

   1. Nadzorowanie procesu wychowawczo-dydaktycznego.

      Najpowszechniejsze zastosowanie ma komputer do ewidencji podstawowych danych o uczniach. Dzięki temu mamy możliwość bardzo szybkiego i łatwego sporządzanie różnego rodzaju zestawień. Może też służyć do rejestracji i analizy np. następujących informacji:

      Tradycyjnych ocen w postaci stopni (dziennik elektroniczny);
      Ocen opisowych określających szczegółowo osiągnięcia i zdolności ucznia oraz jego braki;
      Frekwencji;
      Uwag o zachowaniu i postawach uczniów;
      Staje się narzędziem bezpośrednio związanym z dydaktyką i wychowaniem.
      System komputerowy pełni rolę rozszerzonego elektronicznego arkusza ocen oraz dziennika lekcyjnego. Jeżeli wszystkie informacje są wprowadzane na bieżąco przez nauczycieli, rodzic może otrzymać komplet interesujących go informacji o własnym dziecku.
       

   2. Planowanie i usprawnianie pracy administracyjnej.

      Obok typowego oprogramowania biurowego Microsoft Office, wdrożonych jest 20 specjalistycznych programów firmy VULCAN: prawo w oświacie, arkusz organizacyjny 2000+, plan lekcji 2000+, księga zastępstw 2000+, plan dyżurów 2000+, sekretariat uczniowski 2000, oceny okresowe, statystyka semestralna 2000, ocenianie opisowe 2000+, wypełnianie świadectw szkolnych, biblioteka szkolna MOL, kadry 2000, płace 2000, księgowość 2000+, rejestr VAT 2000, rozrachunki 2000, faktury 2000, magazyn 2000, stołówka 2000, inwentarz szkolny 2000.

      1. Co sprawiało największe trudności?

         Szczególnie etap wdrożeniowy niósł ze sobą wiele problemów i pułapek. Po to np., aby dokładniej, szybciej i w różnych zestawieniach uzyskiwać informacje o uczniu, potrzeba było wielogodzinnej pracy nad utworzeniem bazy danych (napełnieniem jej danymi o uczniach). Ważkim problemem, o którym nie sposób nie wspomnieć, są koszty komputeryzacji. Wprawdzie po okresie wdrożeniowym zwracają się one z nawiązką, ale w sytuacji finansowej, w jakiej znajduje się polska oświata, są zagadnieniem ważkim, które musi być brane pod uwagę przy ustalaniu priorytetów. Oprócz wysokich kosztów sprzętowych znaczące są również koszty oprogramowania. Aby system był spójny i dawał odczuwalne efekty w każdej dziedzinie zarządzania, wyposażono szkołę w zestaw współpracujących ze sobą modułów obsługujących wszystkie agendy jej działalności. Był to proces długofalowy i wieloletni. Wdrażając poszczególne, nawet najdrobniejsze elementy systemu, obserwowano zmianę jakości wykonywanej pracy i podwyższenie jej standardu. Podczas informatyzacji zarządzania nie kierowano się znajomością jakiegoś pojedynczego programu przez pracownika. Realizując wdrożenie zadbano, aby cały system od początku był zintegrowany. Biorąc pod uwagę kompatybilność oprogramowania, zastosowany został system oprogramowania dla szkół VULCAN PLAN, który jako jedyny na polskim rynku zapewnia kompleksową obsługę zarządzania szkołą.

         Następnym problemem była fachowa obsługa techniczna sprzętu. Szkoła posiada administratora sieci i konserwatora sprzętu. Niesłychanie ważną sprawą są wszelkie zmiany kadrowe. Wiąże się to z wprowadzaniem od nowa pracownika w specyfikę pracy na stanowisku, do tego z rozszerzeniem jego umiejętności o obsługę programów. Największym problemem stwarzającym trudności w stosowaniu technik informatycznych jest czynnik ludzki. Należało zreorganizować strukturę przydziału czynności oraz organizację pracy na poszczególnych stanowiskach administracyjnych.
          

      2. Korzyści osiągnięte z dotychczasowych wdrożeń
         
         Większość decyzji zapadających w procesie zarządzania szkołą musi być podejmowana w oparciu o dane pochodzące z wielu źródeł. Tego typu dane są potrzebne do opracowania arkusza organizacyjnego szkoły. Niekiedy należy go przygotować w kilku wariantach, (np. w sytuacji, gdy nie do końca jesteśmy w stanie przewidzieć nabór do klas pierwszych). W szkole pojawia się także konieczność rozwiązywania bardzo czasochłonnych problemów kombinatorycznych. Przykładem może być układanie planu lekcji, planowanie egzaminów, dyżurów, zastępstw, czy przygotowanie arkusza organizacyjnego. Komputer pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu pracownikom administracyjnym szkoły, a w szczególności księgowym i referentom do spraw kadrowych (przygotowywanie list wypłat lub opracowywanie bilansów księgowych).

• Wdrożony system informatyczny wpłynął na:
  
  Zautomatyzowanie rutynowych czynności związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem informacji o uczniach i pracownikach szkoły, prowadzeniem prac administracyjnych;
  Dysponowanie przez dyrektora rzetelnymi i obiektywnymi informacjami; dzięki którym proces decyzyjny osiąga wyższe standardy trafności;
  Dysponowanie przez szkołę pełniejszą informacją o swojej działalności;
  Możliwość uzyskiwania danych statystycznych, niemożliwych do wyliczenia metodami tradycyjnymi.
   
• Automatyzacja doprowadziła do tego, że komputer:

Prowadzi elektroniczną dokumentację szkolną drukując zestawienia, sprawozdania, zaświadczenia;
Gromadzi informacje o pracownikach w zestawieniach kadrowych, naliczając płace, prowadząc odpowiednie kartoteki;
Zbiera informacje o stanie majątku szkoły (księgi inwentarzowe);
Gromadzi i przetwarza informacje finansowo-księgowe szkoły i wiele innych.

• Kolejną korzyścią płynącą z zastosowania rozwiązań informatycznych w szkole jest porządek:

Każdą informację wystarczy wpisać raz (dane dziecka raz wprowadzone i sprawdzone będą wyłącznie powielane: np. modyfikacja adresu zamieszkania nastąpi we wszystkich zestawieniach),
Dane wprowadza jedna osoba, a pozostałe korzystają z efektów jej pracy.

Eliminacja wielokrotnego przepisywania danych - w angażach, przeszeregowaniach, zestawieniach, listach płac, kartotekach, przelewach, dokumentach związanych z przejmowaniem i zdawaniem sprzętu, kartach bibliotecznych.

Analizy sposobów organizowania zastępstw (analiza wpływu nieobecności nauczycieli na wyniki uczniów);
Statystyki semestralne ocen wystawianych przez nauczycieli;
Szybkie i szczegółowe informacje o stanie majątku szkolnego;
Koszty realizacji poszczególnych zadań edukacyjnych.
Łatwy dostęp do tych informacji pozwala dyrektorowi na bieżąco podejmować decyzje wpływające na optymalne wykorzystywanie zasobów szkoły i przeciwdziałać rodzącym się zagrożeniom.

Lepsza, to znaczy lepiej zorganizowana, nie tyle od strony szkolnej biurokracji, ile przede wszystkim od strony wykorzystania wszystkich swoich zasobów (ludzkich i materialnych);
Lepsza, bo dzięki automatyzacji codziennych czynności pracownicy mogą bardziej skoncentrować się na najważniejszym - na uczniu;
Lepsza, bo dzięki komputeryzacji ewidencji finansowo-księgowej otrzymuje dokładniejszą informację o kosztach i miejscach ich powstawania. Nie doprowadzi to z pewnością do zmniejszenia kosztów, ale może zracjonalizować wydatki.

1. Warunki efektywnego wdrożenia środków informatyki w szkole:

Dysponowanie przez szkołę kadrą, która chce się uczyć;
Dobra atmosfera pracy w szkole (dostęp do komputera przez wszystkich chętnych);
Odwaga w podejmowaniu decyzji i nie zrażanie się pierwszymi niepowodzeniami;
Umiarkowane zaufanie do nowinek i rozsądne do nich podejście, gdyż miarą wartości programów lub udogodnień obsługi komputera jest uzyskanie praktycznych korzyści z jej stosowania;
Pracownicy otrzymują nowe przydziały obowiązków i zakresy uprawnień dostosowane do swoich możliwości. To nowoczesne narzędzie (nowa infrastruktura techniczna) sprawdza się, gdyż szkoła jest otwarta na zmiany.

Konstrukcja oparta na pracy w sieci Novell, możliwość wymienności danych pomiędzy aplikacjami, kompleksowość zastosowanych rozwiązań, wysoka fachowość zatrudnionej kadry, otwartość na nowe rozwiązania, bliska współpraca z producentem specjalistycznego oprogramowania (firmą Vulcan z Wrocławia). Możliwość rozbudowy systemu, częsta aktualizacja oprogramowania, wprowadzanie nowych, pionierskich rozwiązań (komunikowanie się przez Internet), globalne spojrzenie na potrzeby szkoły i edukacji, nowatorskie rozwiązania organizacyjne w zarządzaniu i edukacji – to niezaprzeczalne zalety systemu informatycznego. Ciągłe poszukiwanie nowych, skutecznych sposobów oddziaływania na ucznia i pracownika poprzez proponowanie nowych, wygodnych i wydajnych rozwiązań jest elementem zachęty i środkiem do potwierdzenia zalet stosowania rozwiązań systemowych w porównaniu z  rozwiązaniami stanowiskowymi.

Nie bez znaczenia jest fakt, że system jest wdrażany od 10 lat. W tym czasie wszyscy pracownicy szkoły zrozumieli i poznali na własnej skórze zalety tych nowoczesnych rozwiązań. Wymagają one od nich większych umiejętności, ale też dają dużo większe możliwości systemowego rozwiązywania problemów – nie tylko natury technicznej.

komentarz?